PRIVACYVERKLARING
van de Vereniging Centraal Wonen Westervoort
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die de Vereniging Centraal Wonen Westervoort (hierna te noemen: CW) verwerkt van haar leden (bewoners) en kandidaat-leden (belangstellenden voor het wonen binnen CW).
Als je lid bent/wordt/wenst te worden van CW, of om een andere reden persoonsgegevens aan CW verstrekt, verwerken wij je persoonsgegevens in lijn met het in deze Verklaring geformuleerde Privacybeleid.
De gegevens die wij opvragen zijn alle noodzakelijk om afgewogen wervings- en selectiebeslissingen te kunnen nemen, om in de dagelijkse omgang met medebewoners/CWleden gefaciliteerd te zijn, en om de goede communicatie te waarborgen aangaande de CW-overlegstructuren en uitvoerende commissies.
Wij adviseren je deze Privacyverklaring door te lezen en te bewaren voor de eigen administratie.
1. De verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is:
Vereniging Centraal Wonen Westervoort.
(Post)adres: Lange Griet 42, 6932 MG Westervoort
Telefoonnummer: 06 42071267
Emailadres: centraalwonenwestervoort@gmail.com
Website: cwwestervoort.nl
KvK-nummer: 40122375
2. Welke persoonsgegevens verwerkt CW en voor welk doel
2.1 CW verwerkt de volgende persoonsgegevens:
- voor- en achternaam, gezinssamenstelling, geboortedata
- adresgegevens (eventueel postadres)
- telefoonnummer(s), emailadres(sen)
- beroep en/of opleiding
- bankrekeningnummer, in geval van machtiging voor automatische incasso
2.2 CW verwerkt de persoonsgegevens op basis van:
à de ‘grondslag’: ‘behartiging van gerechtvaardigde belangen’
Intern
- Algemeen doel: facilitering van reeds bestaand en/of mogelijk toekomstig lidmaatschap (betreft de gegevens a t/m d). Alle bestaande bewoners van CW kennen elkaars contactgegevens en gebruiken deze in het kader van het nabuurschap en voor de onderlinge communicatie aangaande persoonlijke mededelingen, gezamenlijke activiteiten en diverse overleggen binnen CW.
- Specifiek doel: informatie-uitwisseling en -afhandeling tijdens wervingsprocedure n.a.v. vrijkomende woningen, bijvoorbeeld: verzending van uitnodigingen voor intakegesprekken en andere activiteiten of kennismakingsmomenten, het toesturen/doorgeven van aanvullende informatie.
- Elke lid/bewoner machtigt de CW-boekhouder om de lidmaatschapscontributie via de bank te incasseren;
- CW biedt diverse (betaalde) voorzieningen (bijv. gebruik CW-wasserette). De gebruiker van deze voorzieningen betaalt contant of via desbetreffende CW-bankrekening.
- CW houdt voor de bewoners een ‘Smoelenboek’ bij, met daarin van iedere bewoner een pagina met foto en enkele NAW-gegevens.
Extern
- Aan het eind van de wervingsprocedure ontvangt verhuurder (Vivare) de contactgegevens van de door CW voorgestelde kandidaat-huurder, met als doel de totstandkoming van het huurcontract.
3. Bewaartermijnen
Het in den beginne door je aangeleverde inschrijfformulier wordt bewaard voor de duur van je ‘wachttijd’ (als belangstellende) voor CW. Zodra je daadwerkelijk lid/huurder bent, wordt dit inschrijfformulier teruggegeven. Mocht je lopende je ‘inschrijftijd/wachttijd’ aangeven niet langer belangstellend te zijn, dan halen we je inschrijfformulier uit ons wachtbestand (we vernietigen je inschrijfformulier) of sturen het je desgewenst terug.
Ben je eenmaal bewoner, dan verwerkt, gebruikt en bewaart CW je persoonsgegevens gedurende je lidmaatschap. Je lidmaatschap begint en eindigt van rechtswege met resp. het begin en einde van je huurcontract bij Vivare. Na afloop van je huurcontract worden je contactgegevens uit de organisatiestructuur verwijderd..
Het criterium voor de bewaartermijn van je persoonsgegevens als bewoner is dus je lidmaatschap van CW Westervoort.
4. Beveiligingsmaatregelen en diensten van derden (verwerkers)
4.1 CW heeft passende organisatorische en technische maatregelen getroffen, ter bescherming van je persoonsgegevens.
Organisatorische maatregelen:
- Je kunt via de website van CW een inschrijfformulier downloaden en op je eigen computer opslaan en invullen, en het daarna naar het cw-emailadres of via de post verzenden. Je gegevens bereiken ons dus niet via de site.
- De door CW-ontvanger verkregen ingevulde inschrijfformulieren met je NAW-gegevens worden niet digitaal opgeborgen, maar (fysiek) in een map.
- Je krijgt je inschrijfformulier terug, zodra je daadwerkelijk in CW komt te wonen.
- Je bankgegevens zijn slechts bij desbetreffende CW-leden bekend (bij resp. de boekhouder/penningmeester en de wasgeldenbeheerder).
- Bij vertrek van een bewoner wordt diens (fysieke) pagina uit het CW-Smoelenboek teruggegeven en het bijbehorende digitaal bestand wordt uit de eigen apparatuur van de Smoelenboek-beheerder (CWlid/bewoner) verwijderd.
- Op de website van CW worden slechts foto’s van personen (bewoners en/of anderen) met toestemming geplaatst
- Datalekken: mochten op de een of andere manier je gegevens openbaar worden, dan bepaalt CW wat hiervan de gevolgen zijn en meldt dit zo nodig bij de Autoriteit Persoonsgegevens
Technische maatregelen:
- Onze website is https beveiligd;
- We maken geen gebruik programma’s als google analytics of andere systemen om gegevens van de bezoekers van de website te verzamelen;
- De bewonerslijst wordt beheerd op een beveiligde computer.
4.2 CW maakt voor de verwerking van je persoonsgegevens geen gebruik van diensten van derden-verwerkers.
5. Inzagerecht, verwijdering en vragen of klachten
5.1 Via het bestuur van CW kan je een verzoek indienen om je persoonsgegevens in te zien, te ontvangen, te wijzigen of te verwijderen. CW zal je verzoek in behandeling nemen en je zo spoedig mogelijk hierover informeren.
5.2 Indien je bezwaar wilt maken tegen de (voortzetting van de) verwerking van je persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2, kan je eveneens contact opnemen met het bestuur. Je hebt het recht om de door jou aan CW gegeven toestemming voor verwerking van je persoonsgegevens in te trekken.
5.3 Indien je klachten hebt over de wijze waarop CW je persoonsgegevens verwerkt of je verzoeken behandelt, kan je contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.
5.4 Eventuele andere vragen of opmerkingen over deze Privacyverklaring kunnen worden gericht aan ons bestuur.
Het bestuur is bereikbaar via bestuur@cwwestervoort.nl
6. Wijzigingen
Het privacybeleid kan door CW worden gewijzigd. De laatste versie van ons privacybeleid staat op de website cwwestervoort.nl